5 étapes pour préparer votre fin d’année

5 étapes pour préparer votre fin d’année

La fin d’année arrive à grands pas : J-31 avant le grand (re)démarrage. Vous pensez déjà aux cotillons ? Cadeaux ? Champagne ? Avant de partir profiter de vos fêtes de fin d’années largement méritées, voici 5 étapes pour préparer votre fin d’année et vous mettre en pause l’esprit léger.

Vérifiez vos plannings

La fin d’année a pu être un peu difficile avec les projets qui se sont enchaînés depuis la rentrée de septembre. Vous avez peut-être laissé couler certaines deadlines de projets en cours, ou n’avez pas relancé des clients dont vous attendez les retours pour vous organiser.

Il est temps de clarifier tout ça ! Prenez la liste de vos projets en cours et à venir et réalisez un beau tableau prévisionnel de vos deadlines. Si vous êtes amateur de Trello, l’extension Elegantt sera un gros atout pour cette tâche.

Cet exercice pour permettra d’avoir un aperçu rapide et précis de ce qui vous attend en cette fin d’année. Vous pourrez ainsi ajuster vos échéances avec vos clients si cela est nécessaire et relancer ceux qui vous ont oublié. Prendre cette habitude vous évitera de nombreux goulots d’étranglement et surtout vous partirez sans soucis pour profiter pleinement de vos fêtes.

Mettez à jour votre administratif

Factures, devis, déclarations, blablabla. Que des mots qui devraient rimer avec calvaire. Hauts les coeurs pourtant ! Tout cela signifie que vous avez du boulot et donc des sous qui rentrent dans votre portefeuille (pour les fêtes, c’est toujours mieux qu’il soit plein).

Cette étape 2 découle très logiquement de l’étape 1. En réalisant votre planning, vous vérifiez ainsi que vous avez bien facturé cet acompte de 50% à la compagnie des Jedi ou bien que le devis n°32 a bien été signé par Monsieur Chewbacca.

(Petit bonus en aparté : pour 2015, prenez la décision de toujours faire signer votre devis avant de commencer à travailler car il s’agit de votre seule garantie en cas de litige. Et la confiance dans tout ça me direz-vous ? N’oubliez pas : la confiance c’est bien tant qu’il n’y a pas de problèmes.)

Envoyez vos voeux et programmez votre absence

Se mettre en pause vous fait soupirer d’aise ? Déconnecter de l’ordinateur et d’internet vous fera un bien fou pour repartir gonflé à bloc en 2016.

Mais avant, il est encore de temps de décider à quels clients vous allez envoyer vos voeux de fin d’année. Si vous avez une petite enveloppe budgétaire, l’envoi d’une carte sera très apprécié par son destinataire. Le côté « écrit à la main » donne une touche très personnelle qui fait bien plus plaisir qu’un email (qui peut probablement atterrir dans les spams). Dans le cas où votre porte-monnaie est vide, l’email devra faire l’affaire. Il vous faudra malgré tout vous fendre de quelques lignes plus personnelles pour exprimer à votre destinataire le plaisir que vous avez eu à travailler sur ses projets.

Revenons à la déconnexion ! Pour vous aider dans cette étape cruciale de vos vacances, pensez à utiliser l’option « réponse automatique » de votre messagerie.

Si vous utilisez Gmail, voici la procédure : cliquez sur « paramètres » puis « général », pour terminer en bas de l’écran avec la partie « réponse automatique ». Vous n’avez plus qu’à indiquer un message d’absence avec des dates de début et de fin pour que votre messagerie s’active et se désactive toute seule comme une grande.

Que mettre dans son message d’absence ? Nous avons trouvé quelques pépites pour vous aider à trouver l’inspiration (retrouvez-les ici : http://www.morganmckinley.fr/fr/article/15-messages-dabsence-insolites) :

« A méditer : « Il n’y a rien d’urgent, il n’y a que des gens pressés » (Anonyme) PS : si vous n’avez pas compris le message, je reformule : JE SUIS EN VACANCES ! »

“La nouvelle vient de tomber et elle est brutale. Aujourd’hui, pour avoir travaillé toute l’année à faire de la radio avec des gens intelligents pour des auditeurs sympathiques (ou peut-être l’inverse, je ne sais plus trop bien…), je viens d’être condamné à une lourde peine d’éloignement de 3 semaines. Comprenez alors que dans ces conditions je sois totalement dans l’incapacité de vous envoyer le moindre courrier ou colis. Je sors de ma cellule de vacances le 6 août au matin et je compte sur vous pour venir m’accueillir, dès mon retour, à l’entrée de mon bureau. »

Préparez un budget de fin d’année

Fin d’année rime aussi avec cadeaux ! Cadeaux que vous recevrez (si le père Noël vous a trouvé sage cette année) et cadeaux que vous pourrez offrir.

En fonction de l’étape 1 et 2, vous devriez avoir une vision assez claire de quand seront vos prochaines rentrées d’argent et surtout de quels montants. Avec ces données en main, établissez un budget que vous ne souhaitez (ou ne pouvez) pas dépasser, qu’il s’agisse de cadeaux pour votre famille et amis, ou de cadeaux à vos clients. Cela évitera de futurs problèmes de trésorerie !

Les cadeaux que vous avez en tête ne doivent pas forcément vous coûter les yeux de la tête ! Notre civilisation occidentale donne trop souvent l’impression que plus un cadeau est cher, plus la personne à qui vous l’offre doit compter à vos yeux. Pourtant, il n’en est rien ! Si vos poches sont pleines de vide, offrez du temps, des promenades, des apéro chez vous, des soirées jeux, etc. Faire plaisir peut vous coûter beaucoup d’argent, mais vos proches vous veulent vous avant tout, ne l’oubliez pas.

Bilan de l’année

Ca y est, nous sommes en fin d’année. L’heure du bilan de ces 365 derniers jours ! Un moment important qui peut vous permettre de positiver et relativiser par rapport à des moments de votre année plus ou moins difficiles. En regardant en arrière, posez-vous les questions suivants :

  • L’an dernier, avais-je défini des objectifs à atteindre pour l’année à venir (perso et/ou pro) ?
  • Si oui, les ai-je atteint ?
  • Quels sont les moments les plus difficiles que j’ai passés et pourquoi ?
  • Comment éviter que cela ne se reproduise ?
  • Quels ont été les moments de joie et de fierté ? Pourquoi ?

Posez-vous ces questions dans tous les aspects de votre vie. Qu’en est-il au niveau familial et amical ? Où en est votre santé physique et morale ? Qu’en est-il de votre santé financière ?

Prenez un moment pour vous, à l’écart, pour faire ce bilan tranquillement. Lorsque vous aurez terminé, essayez d’établir des objectifs que vous souhaiteriez atteindre dans les 365 prochains jours. Ils doivent rester simples et atteignables. Exit l’éternel « cette année je me mets au sport » ou le sempiternel « je veux perdre tous mes kilos en trop ». Vous ne tiendrez pas plus de 2 semaines et vivrez les 50 semaines suivantes avant la nouvelle année dans un sentiment d’échec. Essayez plutôt des objectifs du genre « cette année je veux décrocher un contrat avec le client Untel » ou encore « je vais consacrer 2 heures de plus par semaine à ma famille », etc. Choisissez des objectifs mesurables et atteignables qui vous motiveront toute l’année.

Ecrivez-les et en cas de baisse de régime, relisez-les pour vous motiver à continuer dans la direction que vous avez choisie.

Nous vous souhaitons de bien profiter de ces quelques semaines de fin d’année ! Si vous avez d’autres conseils, partagez-les en commentaire, cela pourrait très certainement servir à d’autres freelances et entrepreneurs.

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